Titre:  Assitant de Division (H/F)

Mission

Dans le cadre de cette fonction, rattachée à notre Division Gestion, vous assisterez le Responsable de notre Division dans l'ensemble de ses activités administratives et participerez à la réalisation de tâches ou projets transversaux entre les différentes organisations.

Responsabilités

• Gérer l’agenda du Directeur de la Division.
• Organiser et planifier les séances, rendez-vous, séminaires et les éventuels déplacements.
• Interaction avec les managers de la Division, les assistantes des principales entités, notamment pour l’organisation de séance exécutives.
• Prise en charge de certain suivis ou contrôles liés à la fonction
• Prendre en charge et accueillir les visiteurs (clients, prestataires).
• Rédiger les ordres du jour, comptes rendus, procès-verbaux, notes informatives, courriers divers, etc.
• Filtrer les appels téléphoniques et, le cas échéant, prendre des messages résumant la teneur de l'appel.
• Préparer et/ou mettre en forme les documents diffusés à l’interne et à l’externe (présentation, courrier, communication, etc…) et mise à jour des bases de gestion documentaires de son périmètre.
• Protéger les données, sauvegarder et archiver les documents et les dossiers.
• Préparer les suivis budgétaires.
• Coordonner la circulation de l’information au sein de la Division et les autres Divisions.
• Gérer des projets transversaux et en collaboration avec les Responsables de Services.

Profil recherché

• Formation ou Brevet Fédéral d'assistant de direction.
• Expérience de 10 ans minimum dans une fonction similaire, idéalement dans le secteur industriel.
• Forte capacité à comprendre et à interagir avec un environnement mutliactivités
• Sens des priorités développé, capable d’anticipation et de proactivité.
• Très bon sens pratique de l’analyse et sait faire preuve d’esprit de synthèse.
• Solide compétence en communication et capacité à travailler rapidement et efficacement, aisance relationnelle, diplomatie et sens de la discrétion
• Personnalité de nature stable et de confiance.
• Maîtrise du français (oral et écrit) et de l’anglais. Très bonnes aptitudes rédactionnelles dans les deux langues.
• Maîtrise de MS Office et notamment de Word, Excel et Powerpoint avec bonne aptitude à créer des présentations graphiques ou synthétiques
• Connaissance d’un ERP, idéalement SAP.
• Précision, rigueur, méthode, capacité d’organisation.

Référence du poste

1837